真面目なメールを書く時には、シンプルな「BRIEF」を意識するとよさそう！
こんにちは！ Hike×Hackのかけすけ( @kakesuke02 )です！
メールでやり取りをするときに、あらぬ誤解を受けたりすることがありませんか？
ちょっとした一言がなかったために、相手に誤解されたり、悪い気分にさせてしまったりすることは、世界的に見ても少なくないでしょう。
メールなどは文章によるコミュニケーションです。相手の声も聞こえなければ、顔も見えない。そしてそれは、声色もわからなければ顔色もわからない、ということです。
では何が一番、重要視されるべき要素なのか。
それは「文章」です。
文章主体のコミュニケーションなのですから、「文章で伝える」ということは間違いなく最重要な要素でしょう。自分の伝えたいことをしっかりと伝えるには、文章を書くにあたってちょっとした意識が必要になるのです。
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とはいえ、「じゃあどうやって文章を書けばいいのさ」となります。
これまでに私のブログでは「PREP法」や「７つのC」のような考え方を紹介してきましたが、今日はまた、それらとは別の意識をお伝えしようと思います。
さあ、本日のメインテーマとなるその意識とは……
「BRIEF」という名の、メールに注目したシンプルな意識です。
ブログに対する意識とは少し離れますが、「文章コミュニケーションへの考え方」として、この記事で紹介しようと思います。
伝わるメールを書くなら「BRIEF」を意識するべし : ライフハッカー［日本版］
≪１．伝わりやすいメールを書くための「BRIEF」≫
まず、「BRIEFとはなんぞや」ということが気になるでしょう。
「BRIEF」とは、「B・R・I・E・F」がそれぞれ頭文字になっている…
Background
Reason
Information
End
Follow up
これら５つの英単語からなる考え方です。早速、それぞれの英単語がもつ意味を１つずつ見ていきましょう。
■ Background：背景
自分の置かれている立場や、メッセージに関する案件についての背景などを伝える。
■ Reason：理由
そのメッセージを自分が送る理由はなにか。また、相手がこのメッセージを読む理由はなにか。
つまり、「自分が何を求めているのか」、そして「相手は何を求めるだろうか」を意識するということ。
■ Information：情報
話の要点(情報)を伝わりやすいように書く。
例：あいさつと情報伝達の境目をしっかりとわかるようにする、など。
■ End：結び
つまるところ、相手に何をしてほしいのか、「求めている行動」などをハッキリと明示する。
例：○○の案件について、△△日までに返事が欲しい、など。
■ Follow up：フォローアップ
本文では伝えきれなかったことや、相手が疑問に思うであろうことについてフォローする。「End」よりも後に来ていることから、本文とは分けて書いた方が良さそう。
本文を説明過多で冗長にはしたくないが、かといって手短すぎて穴だらけなのもよくない。そんな時こそ、この「フォローアップ」の真価が発揮されますね。
≪２．シンプルで覚えやすい≫
さて、BRIEFについてそれぞれの英単語を示しましたが、私が感心したのは、「どの英単語も馴染み深い」ということです。
「７つのC」のようなちょっと複雑なものでは、英単語を覚えられずに「えっと、なんだったっけ」となることがあるかもしれません。(特に「７つのC」はすべての頭文字が共通しているので、なおさら。)
ですが、この「BRIEF」は新しい英単語を覚える必要もなさそうです。仮に知らない単語があったとしても、シンプルな英単語で構成されているのですぐに覚えられるかと思います。
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「BRIEF」は、今までに紹介した「PREP法」や「７つのC」といった考え方よりも「メール」に注目したものなので、「ブログ」に適用させるのは少し難しいかもしれません。ですが、「フォローアップ」など、大切なことが詰まっているのも確かです。
もしあなたが、「”７つのC”とかは、覚えるのが大変であきらめてしまった」と凹んでいるのであれば、まずはこの、シンプルで覚えやすい「BRIEF」から手を付けてみてもいいかもしれません。
≪まとめ≫
■ 伝わりやすいメールを書くための考え方の１つ → 「BRIEF」について。
■ 英単語も馴染み深いものが多く、シンプルで覚えやすい。
――あなたの旅先案内人 かけすけ( @kakesuke02 )より
